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クリティカルパスの概要・進行・活用事例

プロジェクトのPERT図を作成している

クリティカルパスとは、プロジェクトを進行する上で遅らせてはいけない最も時間のかかる工程のことを指します。タスクやプロジェクトをスケジュールどおりに完了させるためには、プロジェクトの中からクリティカルパスを見つけ出し、最適な進行スケジュールを設定しなくてはなりません。

この記事では、クリティカルパスの概要・手順・活用例について解説します。

クリティカルパスとは

クリティカルパス(critical path)とは、直訳すると「重要な経路」という意味です。ビジネスにおいては、プロジェクトやタスクを進行する際に、最も時間のかかる重要な工程を指します。

1つのプロジェクトのなかにはさまざまな工程が含まれますが、それぞれのタスクごとに所要時間・同時進行の可否・別の工程に与える影響などが異なります。最も重要なクリティカルパスは、工程に遅れが生じることによってほかの工程にも影響を及ぼし、結果的にプロジェクト全体の進行に遅れをもたらす工程です。

したがって、プロジェクトを予定通りに進行させるためには、クリティカルパスを見つけ出し、最終的な期日から逆算して期日を設定しなくてはなりません。

クリティカルパスでプロジェクトを管理するメリット

多くの業務内容からクリティカルパスを見つけ出し、スケジュール管理をしようとすると、業務の工程が1つ増えることになります。考え方によっては負担が増えると取られかねません。しかしながら、クリティカルパスでプロジェクトを管理することには、確かなメリットがあります。この章では、クリティカルパスによるプロジェクト管理のメリットを解説します。

重要業務が明確になる

1つのプロジェクトのなかにはさまざまなタスクが混在しているため、どのタスクからどのような手順で仕事を進行すべきかを洗い出すのが難しい場合があります。感覚的に作業を進めていると、スケジュールを前倒しで進行しても最終的に期日に間に合わなかったり、非効率が発生したりするなどのデメリットが生じることがあるでしょう。

タスク管理により重要業務を明確化することで、プロジェクトを確実かつ効率的に進行できます。

スケジュール管理しやすくなる

クリティカルパスを見つけ出す過程で、プロジェクトの工程一つひとつの内容・工期・ほかのタスクとの関連性などを洗い出す作業をおこないます。結果的にプロジェクトのスケジュール管理をしやすくなります。

もしクリティカルパスの進行に遅れが生じた場合には、早期に全体の工期に影響することが確認され、遅れを回復できるのか否か?回復可能な場合そのためにはどのような対策が可能なのかということも明らかになります。スムーズに対策を打てるようになることで、取引先や関連部署への負担や悪影響を最小限にとどめられます。

必要人員や予算の根拠が明確になる

クリティカルパスにより、すべてのタスクの内容と工期を明らかにすることで、プロジェクトのブラックボックス化が防げます。どのタスクにどれだけの負担がかかるのかが明確になるため、必要人員のアサインや予算の設定についても明確になります。また、タスクを効率的に進行するために有料のツールを用いたり、アウトソーシングを活用したりする場合の明確な根拠としてもクリティカルパスの管理を活用可能です。

クリティカルパスの求め方と運用の手順

プロジェクトのミーティング風景
クリティカルパスを効果的に活用するためには、適正な手順にしたがってクリティカルパスを設定・運用する必要があります。この章では、4つのステップでクリティカルパスの手順を解説します。

ステップ1:プロジェクトをタスクに分解(WBS)

最初の工程は、タスク分解(WBS=Work Breakdown Structure)です。WBSでは、作業の階層別に図式化することで管理が容易になります。すなわち、親工程であるレベル1階層・親工程に従属する作業であるレベル2階層・そしてレベル2階層に従属するレベル3階層とツリー構造でタスクを作成します。

タスクの洗い出しは、基本的に実務担当者がおこなった後でチームのリーダーもしくはタスク管理の責任者・担当者が全体をとりまとめます。

ステップ2:フローチャート(PERT図)を作成

タスクの進行手順やタスク同士の相関関係を表すために、フローチャートを作成します。フローチャートは、PERT図を利用するケースが一般的です。テンプレートやツールを活用すれば、知識や技術がなくても手軽にPERT図を作成できます。

PERT図を作成することにより、業務が可視化され、メンバー間のタスク配分の見直しや業務最適化のための資料として活用できるというメリットもあります。タスクの順序を作成する際には、プロジェクトのゴールから逆算すると最適な手順を作成できます。

ステップ3:クリティカルパスを見つけ出す

PERT図が正しく作成できていればクリティカルパスを見つけ出すことは難しいことではありません。一連のプロジェクトにおいて、ゴールから逆算して最も時間のかかる工程をたどってクリティカルパスを発見できます。多数のタスクが同時進行するような複雑なフローの場合、漏れや間違いがないように注意深く確認することが重要です。

ステップ4:運用しながら精度を高める

スタッフの熟練度合い・使用するツールの変更・タスクの仕様変更などにより、タスクごとの所要時間が変更される場合があります。また、当初作成した際に見積もった所要時間が必ずしも正確であるとはかぎりません。したがって、実際にクリティカルパスにもとづいて作業を進めながら、予定通りに進行しているか否かを確認し、必要に応じて内容をアップデートすることが重要です。精度を高めることにより、クリティカルパスの利用メリットはさらに大きくなります。

クリティカルパスの注意点

クリティカルパスの活用において、陥りがちな注意点があります。この章では、クリティカルパスの注意点について解説します。

タスクを細分化しすぎない

タスクを細分化しすぎると、反対に全体像が見えづらくなります。クリティカルパスは、業務マニュアルではなくあくまでもスケジュール管理のために用いるものであることを強く意識しましょう。作業内容が複雑な業務については、別途マニュアルを作成し、PERT図と紐付けておくと管理しやすくなります。

直感的操作が可能なツールを活用する

クリティカルパスの作成・運用は、クラウド型ツールを活用すると便利です。特に、直感的操作が可能なものを利用すると、スタッフ全員が抵抗なく利用できるでしょう。

スケジュール管理だけでなく業務改善に活用する

クリティカルパスは、単にスケジュールを管理するためだけではなく業務改善に活用してこそメリットがあります。工期の短縮・不要な工程のカット・人員や予算の見直しなどに役立てられるように、視覚的に分かりやすい図を作成しましょう。

クリティカルパスの活用例:広告・チラシ出稿のケース

この章では、クリティカルパスの活用例を紹介します。分かりやすくイメージしていただくために、シンプルな分岐のチラシ作成から出稿までの流れをPERT図にてまとめています。

このケースでは、チラシの企画・打ち合わせから出稿までのクリティカルパスは以下の流れです。

企画・打ち合わせ(1日)→デザイン作成(5日)→見本作成(1日)→校正チェック・指示(2日)→修正(1日)→出稿

つまり、このPRET図では、チラシの企画開始から出稿までトータルで10日間要することになります。この間、クリティカルパスであるデザイン作成(5日間)と同時進行で、原稿作成(1日間)と写真撮影(3日間)が存在しており、これらの業務は同時進行でおこなうことになります。

チラシのデザインや写真撮影などを外部業者に依頼する場合に関しても、考え方は変わりません。取引先の業者に納期を確認し、納期にあわせてスケジュールを設定します。あるいは、業者選定を同時におこなう場合には、希望のスケジュールでの対応が可能な業者を選定することも重要なポイントになるでしょう。

こちらで紹介した活用例は、とてもシンプルではありますが、このようにタスクを一つひとつ洗い出してタスクごとに所要時間を設定することで全体のスケジュール感がクリアになります。

プロジェクトマネジメントを学ぶ

クリティカルパスとは、プロジェクトのなかで最も時間のかかる重要経路のことを指します。クリティカルパスを見つけ出して、業務フローを作成することでプロジェクトの流れがクリアになり、タスクの効率化を図ることができます。

クリティカルパスは、タスクを洗い出してからPERT図を作成すると見つけやすくなります。クリティカルパスを作成した後には、実情と照らし合わせてスケジュールの精度を高めていきましょう。

クリティカルパスを含むプロジェクトマネジメントは、管理職としてとても重要な業務です。以下のページでは、プロジェクトマネジメントが学べる研修を紹介しているので、ぜひチェックしてください。

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