人材育成

HRテックで人事業務を効率化!導入までの簡単3ステップ

笑顔の人事担当

「HRテックに興味はあるけど、導入方法が分からない…。」
「HRテックを導入すると、どんな業務の効率化ができるか知りたい」
「導入するためにすべきことは何?」

他部署との連携が多い人事部は、仕事内容が多岐に渡り、データ管理に膨大な時間がかかってしまう問題点があります。これらの業務を効率化する目的で開発されたシステムがHRテックです。

この記事では「HRテックを導入するメリット」や「導入するための3ステップ」について解説しています。

HRテックに詳しくない人でも理解しやすいように、具体例をあげながら解説します。人事業務の効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

HRテックとは?

人事業務のテクノロジー活用を表現する画像
この章ではHRテックについて、3つの視点から詳しく解説します。

HRテックの意味

HRテックは「Human(人)」「 Resources(資源)」 「Technology(技術)」の3つの言葉を合わせた造語です。

人工知能(AI)、ビッグデータ解析、クラウドサービスの活用により、質の高い人事業務を効率的に行うために開発されたソリューションです。

従来の人事システムとの違い

従来の人事システムとの違いは、人事評価にソフトスキルの適応が可能になった点です。

従来の人事システムは、資格や経歴など客観的データとなるハードスキルで人事・採用の有無を決めていました。そのため個人の性格や資質にあった採用が実施できていないため、離職率や異動希望者が増えるなど企業側の損失がありました。

一方HRテックを導入することで、ソフトスキル(性格・人格)のデータ化が可能となり、各社員を個別的に評価できるようになりました。そのため、適材適所の人事配置や自社に最適な人材の採用が可能となりました。

HRテックの導入が進む背景

HRテックの導入が進む背景には、インターネットの普及とクラウドサービスの進歩が関わっています。

総務省のデータによると日本人の13〜69歳のインターネット利用率は90%を超えています。スマートフォンやタブレット端末の普及により、自宅に限らず外出先でも簡単にインターネットへアクセスできるようになりました。

インターネットを介して利用するHRテックなら、従来の人事を各社員にタスクとして協力してもらうことができます。

またクラウドサービスの進歩により、オンプレミス型(社内の独自サーバーで運用)と比べて初期費用を抑えられることも導入が進む背景にあります。アップデートなどシステム周りの管理も不要になるため、導入後に業務が増えることもありません。

インターネット利用率の推移のグラフ

参考:総務省『インターネットの利用状況』 インターネット利用率の推移より

HRテックの導入で実現する3つの効率化

HRテックで効率化できる具体的な業務は、3つです。
貴社の抱える課題に当てはまる業務がないか、ぜひ参考にしてください。

人事業務のデータ管理

会社規模の拡大に伴い社員規模が拡大すると、データ管理業務の負担が増します。その結果、人事部では以下のような問題が生じます。
「社員の顔は分かるけど、個別の情報までは覚えていない…。」
「あまり知らない社員の人事配置に困る…。」

これでは個別性のある適切な人事は行えず、会社とっての損失です。

HRテックならクラウド上で社員データを一括管理でき、必要時すぐに検索できます。具体的に言うと、各社員の専用ページに人事評価や移動履歴、属性などのデータがあり、簡単に確認できるようになるということです。

人事データを一括管理すると、必要なデータを検索しやすい環境作りができるのです。

オペレーション業務

HRテックの導入で、電話やメールなどの非効率なオペレーション業務を削減できます。

全社員の管理が求められる人事部は、他部署との連携が必要不可欠です。そのため従来から行われている電話やメールでのオペレーション業務や、実際に部署周りをしながら行う確認作業など非効率な業務が多く、膨大な時間コストがかかっていました。

また会社規模の拡大に伴い管理するデータ量も増えるため、業務が煩雑になることも考えられます。

HRテックを導入すると、社員の目標管理や人事評価、社員アンケートの収集と分析まで自動化できるため、不必要なオペレーション業務がなくなるのです。

課題の分析

HRテックの導入で課題の分析を効率化できます。

HRテックにはビッグデータを解析できるシステムが備わっているからです。

従来の人事システムは、収集したデータの保管場所が散在しており、課題の洗い出しや分析が難しいという問題がありました。

一方のHRテックなら、すべてのデータをクラウド上で一括管理でき、必要時に確認することもできます。管理データから各社員の課題分析もできるため、個々に合わせた教育プログラムを導き出すこともできるのです。

【システム別】HRテックを導入する3つのメリットを具体例で解説

採用担当
HRテックのシステムは、3つに分類することができます。
この章では具体的な業務内容を例に、各システムで解決できる課題について解説します。

組織管理システムの活用(例: 適材適所の人事)

HRテックには人材データ分析に優れた組織管理システムが備わっているため、適材適所の人事配置ができます。

組織管理システムとは、全社員の労務・勤怠を一括管理するものです。簡単に言うと、個人のポテンシャルや仕事に対する姿勢などのソフトスキルを、客観的データで管理できるシステムです。

ソフトスキルを人事評価に取り入れると、各社員のスキルを最大限活かせる人事配置ができます。企業全体の業績アップや社員のモチベーションにもなるため、離職率を下げられます。

組織として適切な人事配置を行うには、学歴や資格などのハードスキルではなく、個人が組織へ還元できるソフトスキルの把握が重要なのです。

組織管理システムの活用(例: 組織全体の生産性の向上)

組織全体の生産性が向上することもHRテックを導入するメリットです。

HRテックの組織管理システムを活用すると、会社の課題や問題点を明確にできるからです。

具体的にはクラウド上でアンケート調査を実施し、各社員の業務に対する満足度を確認できます。収集したデータ解析をすることで、会社の課題を明確にして適切な改善もできます。

適切な改善は会社の生産性を向上させます。

採用管理システムの活用(例: 組織が求める人材の採用)

会社の求める人材を的確に採用できると、会社と応募者の双方にとってメリットであると言えます。

HRテックでは複数の採用プロセスを一括管理できる採用管理システムがあります。具体的には、以下5つの業務ができます。

  • 応募書の個人情報のデータ化
  • オンライン上で応募者と密なコミュニケーション
  • 採用日程やスケジュール調整
  • 求人情報・採用ページの管理
  • 内定者へのフォローアップ

これらの管理システムにより、組織の求める人材の確保がしやすくなり、採用後の離職率を減らせます。

またクラウドサービスであるため、導入費用を抑え、セキュリティも万全です。セキュリティは、JIS・ISO・IEC規格に準拠しているかが信用の基準です。

育成管理システムの活用(例:人材の確実なスキルアップ)

HRテックには育成管理システムも備わっています。
人事部にとって社員のスキルアップや会社全体の底上げは、早急に取り組むべき課題です。

育成管理システムなら、以下の6つができます。

  • 学習教材の作成(オンライン教材を含む)
  • 各社員に合わせた学習教材の配布
  • 学習到達度の把握
  • スマートフォンやタブレット端末の使用で研修への参加率向上
  • 社員の成績を一括管理
  • 社員と個別にコミュニケーション

各社員に合わせた個別性のあるカリキュラムの設定ができ、戦略的にスキルアップを目指せます。また、育成システムの構築にかかる人件費や教材費のコストカットも可能です。

HRテックを導入するための3ステップ

HRテックの導入を考えているけど、具体的に何から始めればいいのか分からないという方へ、HRテックを導入するために必要な3ステップについてお伝えします。

STEP1:導入する目的・目標の明確化

HRテックと一口に言っても様々な管理システムがあります。そこで重要なのは、HRテックを導入する目的・目標を明確することです。目的・目標によって導入すべきシステムが異なるからです。

例えば、社員のスキルアップが目的なら育成管理システムが充実したサービスを選ぶ必要があります。組織が求める人材の採用を強化したいなら、採用管理システムを導入しなければ効果はありません。

まずはHRテックを導入したい動機を分析して、目的・目標の明確化が重要なのです。

STEP2:効率化できる業務の抜粋

HRテックを導入する目的・目標が明確化されたら、次は効率化できる業務の抜粋です。

どの業務がHRテックの導入で効率化できるかを検討しなければいけません。そこで人事部のすべての業務を洗い出し、それぞれの必要性について検討します。

特に定型的に行われている業務は積極的に廃止することで、HRテック導入前に業務のスリム化もできます。スリム化することで、HRテックで改善すべき業務を明確にできるのです。

STEP3:社内プロジェクトを発足

社内プロジェクトを発足し、導入から実働までスピード感をもって取り組みます。重要なのは、IT関連に強い人材を集めてプロジェクトを構成することです。

HRテックは近年急速に普及してきた最先端IT技術を駆使したシステムです。そのため、ITリテラシーのある人材でないと、導入以前にシステムすら理解できません。

新しいシステムを取り入れるなら、導入期に社員へかかる負担軽減のためスピード感をもって取り組む必要があります。

また導入に時間がかかると新システムに対する期待値が下がったり、導入自体を億劫に感じる社員も出てきたりするため注意が必要です。

これらを踏まえてスムーズな導入を実現するためにも、IT知識のあるプロジェクトの発足が欠かせないのです。

HRテックサービスおすすめ5選

HRテックロゴ
この章では、システム別にHRテックサービスおすすめ5選について紹介をします。
効率化したい業務に合わせたサービスが検討できるので、ぜひ参考にしてください。

HRMOS(組織管理システム)

「労務情報」「過去の人事評価」「社員の個人データ」まで一括管理でき、キーワード検索で瞬時に必要な情報までたどり着くことができます。

データはすべてオンライン管理であるため、紙媒体の資料やエクセルデータが散在したフォルダーの山に悩まされることもありません。

WILL CANVAS(組織管理システム)

従業員の意識調査データを表やグラフで可視化し、社員の評価を簡略化できるシステムです。

リモートワークで社員同士のコミュニケーションが減り、仕事に対するモチベーションの確認がしにくくなりました。そこでモチベーション診断とアンケート機能を活用し、これら時データを可視化することで会社の課題を明確にできます。

リクナビHRTech採用管理(採用管理システム)

エージェントから送られてくる複数の応募者情報を一括管理できるシステムです。また、過去の選考プロセスの分析により、採用業務の効率化もできます。

その他無料で導入でき、登録者数に上限もないため、自由度の高いシステムであると言えます。

ジョブカン(採用管理システム)

応募者の獲得から採用活動の効果分析まで一括管理きるサービスです。求人へ自動掲載や応募者データの一括管理、選考日程の調整や採用活動を客観的データにして、振り返りの材料にもできます。

また月額8,500円とリーズナブルな価格から導入こともポイントです。

SKILLNOTE(育成管理システム)

スキルマネジメントシステムで個人のスキルを可視化でき、計画的な社員の育成と人事配置ができます。

具体的には「育成計画の立案」「進捗管理・記録・分析」機能により、人材データの蓄積と現場のスキルの強化ができます。

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